Protokół z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej w Biurze Rady Powiatu oraz Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej




 
 
 

 
 
 Protokół
z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej w Biurze Rady Powiatu
 oraz Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich w Starostwie Powiatowym
w Skarżysku-Kamiennej
 
 
W dniach 16 marca – 30 kwietnia 2023 r. prowadzona była kontrola wewnętrzna, sprawdzająca Prawidłowość i terminowość rozpatrywania wniosków i skarg w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej w  latach 2021-2022 r.
Kontrolą objęte zostały dwie komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej: Biuro Rady Powiatu, gdzie kierownikiem jest Joanna Wężyk oraz Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej, gdzie funkcję naczelnika pełni Anna Bugajska.
Kontrola została przeprowadzona przez Annę Radzimirską-Lange, starszego inspektora
w Zespole Kontroli i Audytu Wewnętrznego na podstawie upoważnienia OR.077.33.2023
z dnia 02.03.2023 r.
 
Dotyczy: Kontroli sprawdzającej Prawidłowość i terminowość rozpatrywania wniosków i skarg w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej w  latach 2021-2022 r.
 
Okres objęty kontrolą to lata 2021-2022.
Sprawdzono  100% skarg i wniosków.
 
Kontrola został przeprowadzona na podstawie § 3 Regulaminu kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej oraz jednostkach organizacyjnych powiatu skarżyskiego stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 11/2023 z dnia
31 stycznia 2023 r.

Zakres kontroli
· prowadzenie nadzoru nad realizacją skarg i wniosków wpływających do Starostwa Powiatowego,
·  przyjmowanie skarg i wniosków,
· informacja o trybie i sposobie załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej,
·  poprawność prowadzenia rejestru skarg i wniosków przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, a także skarg i wniosków rozpatrywanych przez Radę Powiatu, (ocena ewidencji i kompletność dokumentacji),
· ochrona danych osobowych,
· terminowość załatwiania skarg i wniosków przez wydziały i komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego,
· stosowanie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego wykazu akt,
· delegowanie uprawnień.
 
Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: 16.03.2023 r.-31.05.2023 r.
 
Ustalenia ogólne:
 
Funkcję kierownika w Biurze Rady Powiatu Skarżyskiego w Starostwie Powiatowym
w Skarżysku-Kamiennej pełni od dn. 01.05.2003 r. Joanna Wężyk.
Funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich pełni od 01.02.2020 roku Anna Bugajska.
 
Ustalenia szczegółowe
 
Stan prawny dotyczący przedmiotu kontroli obejmował:
 
-  Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
- Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym,
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r., w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków,
- Zarządzenie Nr 8/2010 z dnia 25 stycznia 2010 w sprawie sposobów przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej,
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
- Rozporządzenie Parlamentu Europy i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. L nr 119 z 04.05.2016 r., RODO),
- Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej wprowadzony Uchwałą nr 5/9/2020 Zarządu Powiatu Skarżyskiego z dnia 22 stycznia 2020 w sprawie: uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej,
- Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej wprowadzony Uchwałą Nr 45/101/2022 Zarządu Powiatu Skarżyskiego z dnia 14/.09.2022 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej,
- Statut Powiatu Skarżyskiego wprowadzony uchwałą nr 349/XLIX/2018 Rady Powiatu Skarżyskiego z dnia 27 września 2018 r.,
- Uchwała nr 19/III/2018 Rady Powiatu Skarżyskiego z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie: wprowadzenia zmian w Statucie Powiatu Skarżyskiego,
- Zarządzenie nr 12/2020 Starosty Skarżyskiego z dnia 25 lutego 2020 w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej,
-  Zarządzenie nr 53/2020 Starosty Skarżyskiego z dnia 14 września 2020 roku w sprawie: zmiany Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w Skarżysku- Kamiennej.
 - Uchwała Nr 17/III/2018 Rady Powiatu Skarżyskiego z dnia 20 grudnia 2018 roku w sprawie: powołania Komisji Skarg, Wniosków i Petycji Rady Powiatu Skarżyskiego,
- Uchwała Nr 157/XX/2020 z dnia 30 kwietnia 2020 roku Rada Powiatu Skarżyskiego dokonała zmian w Komisji Skarg, Wniosków i Petycji. Z funkcji Przewodniczącego Komisji odwołana została Radna Barbara Kocia. Na Przewodniczącego Komisji powołany został Radny Jerzy Żmijewski.                                                                                                    
- Zarządzenie nr 81/2018 Starosty Skarżyskiego z dnia 22 listopada 2018 w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (wersja 5) w Starostwie Powiatowym w Skarżysku –Kamiennej,    
 - Zarządzenie nr 31/2015 Starosty Skarżyskiego z dnia 16 kwietnia 2015 w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej Elektronicznego Obiegu Dokumentów przy wykorzystaniu systemu EDICTA,                                          
 -Zarządzenie nr 8/2016 Starosty Skarżyskiego z dnia 8 lutego 2016 w sprawie wprowadzenia procedury postępowania z dokumentami wewnętrznymi oraz prowadzenia korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA.
 
Opis stanu faktycznego stanowiący podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej.
 
   Z analizy przedkontrolnej wynika, że w listopadzie 2020 r. została przeprowadzona  kontrola Wojewody Świętokrzyskiego przez Oddział Kontroli - Wydziału Prawnego Nadzoru i Kontroli ŚUW w zakresie organizacji przyjmowania oraz sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Rade Powiatu Skarżyskiego w okresie 01.01.2019 r.- 28.10.2020 r.
Kontrola przyznała ocenę pozytywną z nieprawidłowościami i opracowała zalecenia pokontrolne.
Zalecenia pokontrolne dotyczyły:
1. Prowadzenia oddzielnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Rady Powiatu Skarżyskiego – zrealizowane.
2. Wzmocnienie nadzoru nad poprawnością danych wpisywanych do rejestru skarg i wniosków- realizowane, wymagają dalszego nadzoru.
3. Ewidencjonowanie w rejestrze skarg i wniosków tylko i wyłącznie wniosków w rozumieniu art. 241 –realizowane, wymagają dalszego nadzoru.
4. Każdorazowe podejmowanie przez Radę Powiatu Skarżyskiego uchwał w sprawie postępowania ze skargami anonimowymi oraz sprawie skarg przekazywanych według właściwości- zrealizowane.
5. W pismach informujących o przedłużeniu terminu, każdorazowe wskazanie treści art.37-38 k.p.a.- zrealizowane.
Zgodnie z art. 63 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą do organów władzy publicznej oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Tryb rozpatrywania wniosków i skarg określa ustawa z dnia z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego w rozdziale VII, a także  rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie  organizacji  przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Na podstawie przeprowadzonej kontroli stwierdzono realizację zadań przez Starostwo Powiatowe w Skarżysku-Kamiennej dotyczących obowiązku przyjmowania, załatwiania i rozpatrywania  skarg i wniosków wynikających z k.p.a. i przyznano ocenę pozytywną z nieprawidłowościami.
 
1.      Prowadzenie nadzoru nad realizacją skarg i wniosków wpływających do Starostwa Powiatowego.
Niezgodność stanowi fakt, iż zapisy Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej[1] w zakresie nadzoru nad realizacją skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym są niespójne z zapisami uwzględnionymi w Zarządzeniu  nr 8/2010[2], gdzie wskazano, że nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej sprawuje Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 
       Z zapisów obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego § 18 ust 3 punkt 10 (oraz zapisów § 19 ust. 1 punkt 10  z Regulaminu Organizacyjnego  przyjętego Uchwałą 5/9/2020) wynika, że Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich odpowiada za monitorowanie terminowego rozpatrywania skarg i wniosków.
        Obowiązujący  Regulamin Organizacyjny § 17 ust. 2 lit. a w punk  11 (a także  § 18 ust. 1 lit a punkt 11 z Regulaminu Organizacyjnego przyjętego Uchwałą 5/9/2020 ) informuje, że do zadań Biura Rady Powiatu należy przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków kierowanych do Rady Powiatu, a także zgodnie z zapisami § 35 Statutu Powiatu Skarżyskiego[3] trafiają one następnie  do zaopiniowania do Komisji Skarg, Wniosków i Petycji Rady Powiatu[4]. Tym samym realizowany jest zapis art. 16a ustawy o samorządzie powiatowym.

2.      Przyjmowanie skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej.

    Z przeprowadzonej kontroli wynika, iż w Starostwie Powiatowym obowiązuje Zrządzenie Nr 8/2010 z dnia 25 stycznia 2010 w sprawie sposobów przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej, które jest opublikowane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej, a procedura opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Jak załatwić sprawę” przywołuje nieaktualne Zrządzenie Nr 8/2010, co stanowi niezgodność.
Na stronie BIP Starostwa Powiatowego poinformowano, że skargi i wnioski
 w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej mogą być wnoszone do Starostwa:
-drogąpocztową                                                                                                                
• elektronicznie - e-mailem lub poprzez skrzynkę e-PUAP,
- składane bezpośrednio w Biurze Obsługi Interesanta                                                      
• wnoszone ustnie do protokołu                                                                                                     

     W sprawach skarg i wniosków przyjmują Starosta, Wicestarosta, Członkowie Zarządu, Sekretarz Powiatu, Skarbnik oraz naczelnicy wydziałów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska w wyznaczone dni tygodnia oraz w godzinach pracy urzędu.
W załączniku nr 1 w § 2 ust. 4 Zarządzenia Nr 8/2010 uregulowano,  że do przyjmowania i rozpatrywania skarg wnoszonych ustnie zobowiązani są Starosta, Wicestarosta, etatowi członkowie zarządu, skarbnik, sekretarz, naczelnicy wydziałów i pracownicy zajmujący samodzielne  stanowiska pracy.

Ustalono,że:                                                                                                                      
- Starosta Skarżyski przyjmuje interesantów w każdy piątek  w godzinach od 9.00- 11.00.
- Wicestarosta przyjmuje interesantów w każdy wtorek w godzinach od 9.00 do 11.00. 
- Powiatowy Rzecznik Konsumentów przyjmuje w imieniu Starosty w sprawie skarg
i wniosków[5] w poniedziałki (co drugi tydzień) w godz.:  10:00 - 18:00, pozostałe poniedziałki od 8.00 do 16.00. W pozostałe dni tygodnia od 7.30 do 15.30.  
- Biuro Obsługi Interesanta jest czynne w każdy poniedziałek od 8.00 do 17.00, a pozostałe dni tygodnia od 7.30 do 15.30.
- Referat pojazdów i referat uprawnień do kierowania i transportu przyjmuje interesantów w każdy poniedziałek w godzinach od 8.00-17.00.
- Naczelnicy wydziałów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska przyjmują interesantów w godzinach pracy w tym w poniedziałki godzinami pracy są godziny: 8.00-16.00.                                                                                                                     Ponadto Przewodniczący Rady Powiatu Skarżyskiego przyjęcia interesantów -
w każdy poniedziałek od godziny 15.00 do godz. 16.00.
Z powyższego zestawienia wynika, że spełniony został wymóg art. 253 § 1-3 k.p.a., który stanowi, że organy samorządu terytorialnego obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie  dniach i godzinach. Kierownicy organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani przyjmować  obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane  do potrzeb  ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy, a także zapis § 5 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, który podaje, że Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
            Ustalono zatem, że dniem, w którym przyjmowani są interesanci w sprawie skarg
i wniosków  jest  poniedziałek i są to godziny inne niż standardowo przyjęte godziny pracy urzędów.
Ponadto z informacji podanej na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej wynika, że skargi i wnioski składa się do organów właściwych do ich rozpatrzenia. Jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, to organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności:
- rady powiatu jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - regionalna izba obrachunkowa,
- organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest wojewoda,
- zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży
i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw dotyczących zadań zleconych, jest Rada Powiatu.
 
3.      Informacje o trybie i sposobie załatwiania skarg i wniosków. 
 
    § 3 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków mów, podaje, że w  siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski.
      Ponadto art. 253 § 4  k.p.a.  podaj, że: Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych.
Ustalono, że w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej informacja dotycząca przyjmowania petentów w sprawie wniosków i skarg rozpatrywanych przez Radę Powiatu znajduje się na  tablicy ogłoszeń  na pierwszym piętrze budynku przy pokoju 104.
Nieprawidłowością jest brak informacji dotyczącej wskazania komórki lub pracowników przyjmujących i rozpatrujących skargi i wnioski; wywieszonej w widocznym miejscu w siedzibie Starostwa Powiatowego.
     Ponadto nieaktualne są zapisy w Załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 8/2010 oraz informacje publikowane na stronie BIP Starostwa Powiatowego dotyczące przyjmowania interesantów przez Starostę, Wicestarostę i Rzecznika Konsumentów.
 
4.      Poprawność prowadzenia rejestru skarg i wniosków przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, a także skarg i wniosków rozpatrywanych przez Radę Powiatu (ocena ewidencji i kompletność dokumentacji).
 
Art. 254 Kodeksu postępowania administracyjnego stanowi, iż: „Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych i organów organizacji społecznych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków”. Z powyższego zapisu wynika, że nie ma w zakresie postępowania skargowego konieczności zakładania metryki sprawy,co nie wyklucza jednak fakultatywnego stosowania metryki w tego rodzaju sprawach.   Najważniejszą kwestią, o której mowa w powyższym przepisie jest ewidencjonowanie przebiegu postępowania skargowego.
    Z przeprowadzonej kontroli wynika, że spełniony został w Starostwie Powiatowym wymóg art. 254 k.p.a.
    Obowiązujący obecnie Regulamin Organizacyjny w Starostwie Powiatowym przewiduje prowadzenie dwóch oddzielnych rejestrów. Jednego przez Biuro Rady Powiatu,a drugiego przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich[6].
  Niezgodność stanowi fakt, że zapisy obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego stoją w sprzeczności do zapisów Zarządzenia nr 8/2010, w którym jest mowa o prowadzeniu Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków przez Wydział Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich. Jednak już na samym początku kontroli stwierdzono, że Zarządzenie posiada nieaktualne zapisy i to stanowi niezgodność, dlatego w powyższym przypadku i mając na uwadze zalecenia kontroli z roku 2020 należy uznać, ze prowadzenie dwóch rejestrów jest zasadne. Ustalono także, że w latach objętych kontrolą także były prowadzone dwa odrębne rejestry.

     Biuro Rady Powiatu
    Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym[7] przyjmowaniem oraz załatwianiem skarg
i wniosków kierowanych do Rady Powiatu w czynnościach materialno-technicznych zajmuje się Biuro Rady Powiatu, które prowadzi rejestr skarg i wniosków.
Z zakresu czynności pracowników wynika, że w Biurze Rady Powiatu jest jedna osoba odpowiedzialna za kompleksową obsługę Komisji Skarg Wniosków i Petycji.
W  komórce organizacyjnej prowadzony jest w sposób prawidłowy rejestr wniosków i skarg, który opatrzony jest znakiem BR.1510. przypisanym do kategorii A, w którym rejestrowane są skargi rozpatrywane przez Radę Powiatu w kadencji 2018-2023 Rady Powiatu Skarżyskiego.
     W 2021 roku w rejestrze odnotowano 3 skargi, a w 2022 r. odnotowano 2 skargi.
Rejestr prowadzony w czytelny sposób ewidencjonuje przebieg postępowania. Jasno z niego wynika kiedy, kto i w jakim zakresie zgłosił skargę/ wniosek. Oznaczono w nim, czy jest to skarga literą S, czy wniosek literą W. Ponadto rejestr zawiera datę załatwienia sprawy i możliwość wniesienia uwag.
Rejestr zawiera następujące elementy: liczbę porządkową, datę wpływu skargi, symbol S lub W, znak sprawy, imię i nazwisko, adres skarżącego lub wnioskodawcy, przedmiot sprawy, sposób załatwienia, datę załatwienia sprawy,  uwagi. W ewidencji zapisywana jest informacja, czy skarga lub wniosek są zasadne, bezzasadne lub pozostają bez rozpatrzenia.
     Ustalono, że rejestr jest prowadzony czytelnie i w sposób ułatwiający kontrolę.
Ponadto prowadzony jest segregator opatrzony znakiem BR.1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (stanowi kat. A) jeden, w którym są trzymane dokumenty z roku 2021 i drugi dotyczący roku 2022.
Segregatory zawierają kompletną dokumentację dotyczącą wpływających skarg i wniosków. Sprawy zakładane są chronologicznie i odpowiadają numerom porządkowym z rejestru.

Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

    Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi, a także zapisami obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej prowadzony jest odrębny rejestr. W Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich według zakresów obowiązków prowadzeniem spraw związanych ze skargami i wnioskami zajmuje się trzech pracowników wydziału.
      Prowadzona ewidencja nosi nazwę Rejestr Skarg i Wniosków. Wskazany jest także Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, a także oznaczenie  OR. 1510  Kat. A. zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt organów powiatu i starostw powiatowych[8], gdzie
w uwagach do hasła 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) wskazano na obowiązek prowadzenia rejestru obejmującego podaną w haśle klasyfikacyjnym kategorię pism tzn. tych załatwianych bezpośrednio.
     Ustalono, że ewidencja jest prowadzona w formie rejestru od 2016 r. z oznaczeniem każdego kolejnego roku kalendarzowego.
     Rejestr zawiera następujące elementy: liczbę porządkową, datę wpływu skargi/wniosku, symbol S lub W, numer sprawy, imię i nazwisko, adres zgłaszającego, przedmiot sprawy, sposób załatwienia, datę załatwienia skargi/wniosku i  uwagi.
Ustalono, że rejestr jest prowadzony czytelnie i w sposób ułatwiający kontrolę.
Stwierdzono, że dla skarg i wniosków przekazywanych do załatwienia zgodnie z właściwością prowadzony jest spis spraw – o symbolu klasyfikacyjnym OR.1511 (rok) i przynależny do kategorii BE 5.
     Dodatkowo w wydziale założone zostały dwa segregatory każdy na dany rok kalendarzowy, do których wpinane są dokumenty dotyczące wpływających skarg / wniosków.  Segregatory zostały odpowiednio oznaczone symbolem OR.1510.(rok) (A) Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio oraz OR. 1511. (rok) (BE5) Skargi i wnioski do załatwienia według właściwości, co wskazuj, że są tam wpinane dokumenty przyporządkowane różnym hasłom z zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
     W segregator na 2021 rok został opisany i wpięte są do niego:
- lista spraw ze znakiem OR.1510.2021 przynależna do kat. A; Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio.
- lista spraw ze znakiem OR.1511.2021 przynależny do kat BE5 Skargi i wnioski
do załatwienia według właściwości.
 
Rok 2021
     Ustalono, że w Rejestrze skarg i wniosków (załatwianych bezpośrednio)  prowadzonym przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich odnotowano w roku 2021 sześć spraw w tym 5 skarg i jeden wniosek. 
    W ww. Rejestrze skarg i wniosków zarejestrowano skargę pod nr 6, nadając
jej nr OR.1510.6.2021, która wpłynęła do Zarządu Dróg Powiatowych, co stanowi niezgodność. Zasadne jest, aby wszystkie dokumenty wpływające do Starostwa Powiatowego były rejestrowane w Biurze Obsługi Interesanta Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej zgodnie z zaleceniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
      Ustalono, także że do segregatora założonego na 2021 r. za listą spaw oznaczoną OR.1510.2021 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio wpinane są dokumenty zgodnie
z Rejestrem Skarg i Wniosków. Każdej sprawie nadany został znak i jest on zgodny ze znakiem z ww. ewidencji.
    Zweryfikowano, że w roku 2021 wpłynęły także do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich dwie skargi do załatwienia według właściwości, które zostały wpięte do  segregatora  na 2021 za listą spraw opatrzoną znakiem OR.1511.2021 Skargi i wnioski do załatwienia według właściwości. Skargom zostały przyporządkowane znaki spraw i zostały one zewidencjonowane w spisie spraw ww. segregatora.

Rok 2022
W roku 2022 Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich odnotował w Rejestrze skarg i wniosków (załatwianych bezpośrednio) dwie skargi.
W ewidencji pod nr 1 i z nadanym znakiem sprawy OR.1510.1.2022 znajduje się zarejestrowana skarga dotycząca jednostki Zarządu Dróg Powiatowych, co stanowi niezgodność.
Ustalono, także że analogicznie, jak w roku 2021, tak i w roku 2022 założono segregator i został opisany i wpięte są do niego:
- lista spraw ze znakiem OR.1510.2022 przynależna do kat. A; Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio.
- lista spraw ze znakiem OR.1511.2022 przynależny do kat. BE5 Skargi i wnioski do załatwienia według właściwości.
Sprawdzono, że do segregatora założonego na 2022 r. za listą spaw oznaczoną OR.1510.2022 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio wpinane są dokumenty zgodnie z Rejestrem Skarg i Wniosków. Każdej sprawie nadany został znak i jest on zgodny ze znakiem z ww. ewidencji.
     W tym samym segregatorze w spisie spraw  o nr OR.1511.2022 (BE5) Skargi
i wnioski do załatwienia według właściwości został odnotowany jeden wniosek, któremu nadano znak OR.1511.1.2022. Wspomniane podanie nie powinno zostać zakwalifikowane, jako wniosek z uwagi na fakt, że nie jest to wniosek w rozumieniu art. 241 k.p.a. - jest to niezgodność. Art. 241 k.p.a. podaje, że przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy, zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokojenia potrzeb ludności.


 
 
5.      Terminowość załatwiania skarg i wniosków przez wydziały i komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego,
 
Skargi i wnioski rozpatrywane przez Radę Powiatu Skarżyskiego.
 
      Biuro Rady Powiatu przy pomocy pracownika, który odpowiada za kompleksową obsługę Komisji Skarg, Wniosków i Petycji monitoruje procedurę przyjmowania i rozpatrywania  skarg i wniosków, które rozpatruje Rada Powiatu Skarżyskiego. W komórce organizacyjnej znajduje się kompleksowa i pełna dokumentacja dotycząca skarg i wniosków rozpatrywanych przez Radę Powiatu Skarżyskiego.
      Wszystkie skargi, które wpłynęły do rozpatrzenia przez Radę Powiatu Skarżyskiego w latach 2021-2022 trafiły do Komisji Skarg Wniosków i Petycji i zostały rozpatrzone terminowo z zachowaniem procedury zawiadamiania skarżącego o sposobie załatwienia sprawy. Tym samym został spełniony wymóg  art. 237 § 3 k.p.a.
Każdorazowo została także podjęta uchwała Rady Powiatu Skarżyskiego[9], a zawiadomienie przesłane do skarżącego zwierało elementy opisane w Art.  238. § 1. Ponadto uchwały w pełnej treści publikowane są  na Stronie BIP powiatu skarżyskiego.
 
Skargi i wnioski  rejestrowane w ewidencji prowadzonej przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.

Za monitorowanie terminowości załatwiania skarg i wniosków przyjmowanych i rozpatrywanych Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej, a także kompletność dokumentacji odpowiada Wydział Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich, a według zakresu obowiązków trzech pracowników wydziału.
Rok 2021
Z przeprowadzonej weryfikacji wynika, że:
- Skarga zarejestrowana w Rejestrze Skarg i Wniosków pod nr 3, której nadano znak OR.1510.3.2021 została zbadana, ale odpowiedź na skargę podpisała Naczelnik Wydziału Organizacyjnego, a nie Starosta – co stanowi niezgodność z § 43 ust. 2 punkt 3 obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego oraz  § 46 ust. 2 punkt 3 obowiązującego w latach 2020-2022 Regulaminu Organizacyjnego mówiącego, że do podpisu Starosty zastrzeżone są (..) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące podległych pracowników, a także § 6  ust. 2 załącznika nr do Zarządzenia nr 8/2010  mówiącego, że odpowiedź na skargę lub wniosek podpisuje Starosta.
- Skarga zarejestrowana w Rejestrze Skarg i Wniosków pod nr 4, której nadano znak OR.1510.4.2021 także została zbadana, odpowiedź na skargę została wysłana bez podpisu  Starosty – co stanowi  niezgodność[10].
- Wniosek zarejestrowany w Rejestrze Skarg i Wniosków pod nr 5, któremu nadano znak OR.1510.5.2021 odpowiedź na wniosek podpisała Naczelnik Wydziału Organizacyjnego co stanowi niezgodność[11].                                                                                               
- Skarga zarejestrowana w Rejestrze Skarg i Wniosków pod 6, której nadano znak OR.1510.6.2021, co stanowi niezgodność.
Rok 2022
- Wniosek, który zewidencjonowano w dokumentach w segregatorze OR.1511.2022 w pod nr 1, któremu nadano znak OR.1511.1.2022, nie posiada pełnej dokumentacji,(niezgodność).
- Skarga zarejestrowana w rejestrze pod nr 1, której nadano nr OR.1510.1.2022, co stanowi niezgodność.
 Zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi.
Art.  237 §  3 k.p.a.  informuje, że o sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego, natomiast art.  238 §  1 k.p.a. mówi, że: zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239.
Przesyłane zawiadomienia do skarżących lub wnioskodawców miały charakter pisemny (zostały sporządzone na piśmie). W ten sposób poświadczono, że urzędowo  przeprowadzono czynności postępowania skargowego lub wnioskowego oraz, że zostały podjęte  rozstrzygnięcia będące wynikiem rozpoznania przedmiotu skargi lub wniosku.
Zawiadomienie przesyłane do skarżących lub wnioskodawców nie jest aktem  administracyjnym, lecz czynnością materialno-techniczną, nie jest zatem decyzją administracyjną, a wskazane w art. 238 § 1 elementy tego zawiadomienia  nie są elementami decyzji administracyjnej z art. 107 § 2.
       Należy także stwierdzić, że z uwagi na fakt, że postępowanie skargowe ma charakter uproszczony dopełniony został obowiązek wysłania zawiadomienia do osób, które złożyły skargę/ wniosek poza jednym przypadkiem dotyczącym sprawy OR.1511.1.2022.
    Niezgodność w przypadku zawiadomień dotyczy kwestii składania podpisu pod zawiadomieniami wysyłanymi do skarżących lub wnioskodawców.
Nieprawidłowość stanowi także brak stosowania pouczenia o treści  art.  239  §  1 k.p.a. W przypadku, gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności - organ właściwy do jej rozpatrzenia może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy - bez zawiadamiania skarżącego.
 
6.      Ochrona danych osobowych

Starostwo Powiatowe w Skarżysku - Kamiennej  chroni dane osobowe klientów urzędu. Ochrona danych osobowych jest jednym z kluczowych zadań realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Skarżysku-Kamiennej. Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 
 Do kwestii RODO w sprawach dotyczących skarg i wniosków Kodeks postępowania administracyjnego odnosi się w artykułach:
Art.226a Organy właściwe w sprawach skarg i wniosków przekazują informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób.
Art. 231 § 1 Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać
mu właściwy organ.
§ 2. Informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, w zakresie danych przetwarzanych przez organ przekazujący skargę, dołącza się do zawiadomienia o przekazaniu skargi.
Ustalenia:
Pracownicy Biura Rady Powiatu posiadają stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w funkcjonujących systemach w związku z realizacja przydzielonych obowiązków pracowniczych. W każdym przypadku przy pierwszej czynności w sprawie wnoszonych skarg była przekazywana klauzula RODO.
Ponadto kierownik Biura Rady Powiatu posiada podpisane przez siebie oświadczenie, że zobowiązuje się nie ujawniać  danych osobowych bez zgody starosty.
Wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego obowiązuje także zapis dotyczący nieujawniania danych osobowych wnioskodawcy i skarżącego bez jego zgody.
W przypadku pracowników Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich brak jest aktualnych upoważnień dla pracowników wydziału w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją zadań dotyczących skarg i wniosków, co stanowi – niezgodność.
Nie dotrzymane zostały zapisy art. 226a oraz  Art. 231 § 1 kpa, co stanowi niezgodność. Nie dołączono klauzuli informacyjnej RODO w przypadku następujących spraw:
OR.1510.6.2021
OR.1511.1.2022
OR.1510.1.2022
 
7. Delegowanie uprawnień.

     W Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej pracownicy kontrolowanych komórek posiadają zakresy obowiązków (podpisane przez Starostę, zawierające datę i  podpis pracownika).
       W przypadku pracowników Biura Rady Powiatu – jeden z  pracowników posiada w zakresie obowiązków zapisy dotyczący kompleksowej obsługi Komisji Skarg, Wniosków i Petycji. Ponadto pracownicy Biura Rady Powiatu posiadają stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
      W Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich trzy osoby posiadają w zakresie obowiązków zapis o „prowadzeniu spraw  związanych ze skargami i wnioskami”. Zakresy obowiązków pracowników były uaktualniane w roku 2020, należy jednak ponownie przeanalizować i wystąpić o stosowne upoważnienia, gdyż wszyscy pracownicy powinni posiadać aktualne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresach zadań, które prowadzą.

Stwierdzone nieprawidłowości:
(zakres przyczyn i skutków nieprawidłowości, niezgodności i uchybień, a także  osób za nie odpowiedzialnych)
 
Należy zauważyć, że Starostwo Powiatowe w Skarżysku-Kamiennej realizuje zapisy wynikające z k.p.a.  i Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r., w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Powstałe nieprawidłowości nie zaburzyły postępowania, jednak należy dokładać wszelkiej staranności do dostosowania i ujednolicenia procedur wewnętrznych do obowiązujących przepisów prawa, zachowując przy tym obowiązek umieszczania informacji o sposobie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w widocznym miejscu.     Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich prowadzi i posiada dokumentacje dotyczącą skarg i wniosków przyjmowanych i rozpatrywanych Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej wobec czego to na nim w spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie spraw. Ponadto w kompetencjach naczelnika wydziału leży monitorowanie całokształtu spraw dotyczących przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
 
Informacje końcowe
 
1. Kierownik Biura Rady Powiatu Joanna Wężyk oraz Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich zostały poinformowane o przysługującym na podstawie obowiązującego Regulaminu kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej oraz jednostkach organizacyjnych powiatu skarżyskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni (kalendarzowych) od daty przedstawienia do podpisu projektu protokołu kontroli wewnętrznej – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu, które stanowić będą załącznik wraz z wyjaśnieniami do niniejszego protokołu.
2.  Kierownik Biura Rady Powiatu Joanna Wężyk oraz Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich zostały poinformowane o przysługującym na podstawie obowiązującego Regulaminu kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej oraz jednostkach organizacyjnych powiatu skarżyskiego prawie do odmowy podpisania protokołu kontroli wewnętrznej.
3.  Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek: -
 (określenie strony, wiersza, na których dokonano istotnych poprawek, np. skreślenie całego zdania, słowa)
Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami, co do:
Zastrzeżenia zostały sformułowane na piśmie w  dniu ….. 05. 2023 r. i załączone
do protokołu.
W związku z przeprowadzeniem powyższej kontroli zostały wydane /nie zostały wydane zalecenia pokontrolne, które stanowią załącznik do protokołu.
 
Załączniki
Załącznik nr 1  - Wystąpienie pokontrolne, wnioski i zalecenia.
Załącznik nr 2 - Wystąpienie pokontrolne z roku 2021 (kopia).
Załącznik nr 3 - Check listy.
Załącznik nr 4 - Zarządzenie nr 8/2010.
Załącznik nr 5 - Wydruk ze strony BIP z dnia 27.03.2023 r.
 
Skarżysko-Kamienna 29.05.2023 r.      

   
                                  
Biuro Rady Powiatu Skarżyskiego
Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

 ( pieczęć kontrolowanej jednostki )
 
Joanna Wężyk    
kierownik Biura Rady Powiatu Skarżyskiego                       Anna Radzimirska-Lange    
                                                                                        starszy inspektor

                                                                                  (podpis i pieczątka    kontrolera) 

  Anna Bugajska 
Naczelnik  Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich
                                                      
( podpis kierownika jednostki kontrolowanej               
 
       
 
                                                                                              Artur Berus

                                                                                        Starosta Skarżyski


                                                                                  (podpis i pieczątka Starosty )
 
 


Protokół kontroli wewnętrznej (5627kB) pdf

metryczka


Wytworzył: Anna Radzimirska-Lange (31 maja 2023)
Opublikował: Anna Radzimirska-Lange (2 czerwca 2023, 12:32:08)

Ostatnia zmiana: Anna Radzimirska-Lange (5 czerwca 2023, 15:07:51)
Zmieniono: .

rejestr zmian tej informacji »


Liczba odsłon: 341