BIP - Powiat Skarżyski

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013 r., poz. 595 z późn. zm.) w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz
art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz.67 z późn. zm.)

                                          zarządzam, co następuje:

 
1.      Wprowadzam w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej system Elektronicznego Obiegu Dokumentów EDICTA, jako system wspomagający wykonywanie czynności kancelaryjnych.
2.      Elektroniczny obieg dokumentów w ramach systemu EDICTA dotyczy korespondencji przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej.
3.      System elektronicznego obiegu dokumentów działa równolegle do obiegu dokumentacji prowadzonego w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w Starostwie Powiatowym w Skarżysku-Kamiennej.
1.      System EDICTA jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Starostwa zgodnie z nadanymi uprawnieniami, za wyjątkiem spraw opisanych w ust. 2
2.      System EDICTA nie ma zastosowania do spraw dotyczących:
a)      stosunku pracy,
b)      Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców,
c)      Systemu Informacji Oświatowej (SIO),
d)     informacji niejawnych,
e)      orzeczeń i dokumentów wydawanych przez Powiatowy Zespół ds. Orzekania                                    o Niepełnosprawności.
3.      Rejestracji w systemie nie podlegają:
a)      publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia itp.),
b)      potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
c)      zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,
d)     oferty szkoleniowe,
e)      korespondencja zastrzeżona w wewnętrznych uregulowaniach jako korespondencja, której nie otwiera się bezpośrednio w BOI, a przekazuje bezpośrednio do adresata,
f)       inne, nie mające cech dokumentu.
4.      System EDICTA służy do:
a)      rejestracji, ewidencji i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej
i wewnętrznej niezależnie od formy wniosku, w jakiej został złożony (elektroniczna, papierowa),
b)      zakładania, prowadzenia spraw i śledzenia stanu załatwienia sprawy,
c)      prowadzenia rejestrów, których obowiązek prowadzenia wynika z odrębnych przepisów.
1.      Do zadań wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej obsługujących poszczególne elementy systemu EDICTA należy:
a)      logowanie się minimum dwa razy dziennie do systemu EDICTA i sprawdzanie stanu korespondencji przychodzącej,
b)      w przypadku wystąpienia usterek zgłaszanie ich poprzez komunikator SPARK do administratora systemu.
2.      Do zadań:
1)      Pracowników Biura Obsługi Interesanta należy:
a)      elektroniczne rejestrowanie korespondencji,
b)      skanowanie dokumentów,
c)      wydawanie na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenia jej otrzymania,
d)     wprowadzanie korespondencji oraz zapisywanie jej w systemie,
e)      rejestrowanie  korespondencji złożonej drogą papierową,
f)       rejestrowanie korespondencji z poczty elektronicznej starostwo@skarzysko.powiat.pl,
g)      weryfikowanie podpisu elektronicznego dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2)      Sekretarza Powiatu należy:
a)      kontrola rejestru spraw przeterminowanych,
b)      kontrola wielopoziomowa korespondencji,
3)      Naczelników Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej należy:
a)      przyjmowanie korespondencji przesłanej przez Biuro Obsługi Interesanta lub dekretowanej do naczelników, analizowanie jej  i dekretowanie poszczególnym pracownikom,
b)      kontrola rejestrów,
c)      sprawowanie  nadzoru nad dotrzymaniem terminów załatwianych spraw,
d)     śledzenie na bieżąco drogi dokumentów przy pomocy historii sprawy.
 
1.      Wprowadzam obowiązek skanowania korespondencji przychodzącej w Biurze Obsługi Interesanta (co najmniej wniosku) i załączania przez pracowników przygotowanych pism do sprawy.
2.      Ustalam listę rodzajów przesyłek, których z powodu ich objętości, treści, formy lub wielkości nie skanuje się:
1)      przesyłki, których objętość, forma lub postać uniemożliwia zeskanowanie,
np.: trwale zszyte akta, opracowania, dokumentacje itp.,
2)      przesyłki o rozmiarze strony powyżej formatu A4
Na administratora elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym
w Skarżysku-Kamiennej wyznaczam pana Mariusza Bartosika – Informatyka.
 
 
Do zadań administratora należy:
1)      dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do serwera poprzez sieć,
2)      kontrola stanu technicznego serwera i jego konserwacja w zakresie dopuszczanym warunkami gwarancji dostarczonej wraz ze sprzętem,
3)      wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych jak również danych konfiguracyjnych serwera,
4)      właściwe przechowywanie w/w kopii w celu ich jak najdłuższej przydatności
w przypadku awarii,
5)      odtwarzanie bazy danych systemu EDICTA w razie awarii,
6)      utrzymywanie kontaktu z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań serwisu i użytkowników w wypadku awarii,
7)      zgłaszanie producentowi systemu propozycji zmian w celu zwiększenia funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów,
8)      nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom systemu,
9)      prowadzenie rejestru użytkowników systemu EDICTA,
10)  przyjmowanie od pracowników zgłoszeń usterek oraz przekazywanie ich producentowi systemu.
Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikom Wydziałów Starostwa Powiatowego
w Skarżysku-Kamiennej.
 
 
Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu.
 
 
 
 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem  4 maja 2015r.
 

metryczka

Opublikował: Małgorzata Łakomiec (4 maja 2015, 16:00:23)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 1988